Strak georganiseerde events die uw organisatie verder brengen

Over ons

De complete organisatie van uw fysieke of digitale event is bij ons in goede handen. Strak geregeld, met hulp van de nieuwste IT-systemen.

Voor wie

Beroepsverenigingen die haar leden willen inspireren maar ook vooruitstrevende (productie)bedrijven. Velen gingen u voor.

Event Zonder Zorgen

 

Een jaarlijks sales-event. Een grote conferentie. Een algemene ledenvergadering. Veel bedrijven organiseren regelmatig evenementen. In de praktijk is dit altijd veel meer werk dan verwacht. Het versturen van uitnodigingen, het verwerken van inschrijvingen, het zoeken van locatie en dagvoorzitters: de takenlijst is lang.

Event Zonder Zorgen neemt u de complete organisatie van uw event uit handen. Of het nu om een fysieke bijeenkomst op locatie gaat of om een digitaal event via videoconference. We werken met de nieuwste IT-systemen, zodat het administratieve proces geheel geautomatiseerd verloopt. Van online registratiesysteem tot geautomatiseerde betaling. Snel, soepel en foutloos. Daarmee is de basis voor een succesvol evenement gelegd.

U focust op inhoud, wij op organisatie

 

We denken bovendien graag mee over de gehele organisatie van het event, van het zoeken van locaties tot het vastleggen van gastsprekers. Strak geregeld, goed verzorgd: u heeft er geen omkijken meer naar. Zo kunt u zich op de inhoud van uw event focussen en zorgen we samen dat deelnemers vanaf moment één geïnspireerd raken.

EZZ | Organiseert alles
Digitale events
Een locatie is niet meer nodig en ook reistijd behoort tot het verleden: digitale events zijn niet meer weg te denken. Event Zonder Zorgen organiseert uw digitale conferenties graag. We hebben videoconferentielicenties bij verschillende partijen, dus we werken altijd met het kanaal dat het beste bij uw event past.

De 7 stappen bij een Digitaal Event

1 | Inventarisatie

Een digitaal event begint met een inventarisatie: Wat zijn de event-wensen: Een webinar of toch een meeting. Dit hangt af van de te verwachten interactie en het aantal deelnemers, maar ook: hoe gaat men inschrijven en hoe gaan we om met de beveiliging / privacy.

2 | Inlannen in ZOOM

Als alles helder is wordt de digitale dag (of dagen) middels onze business licenties van ZOOM ingepland. Dit resulteert in deelname links en inlog-codes.

3 | Programmeren geautomatiseerde inschrijvingen

Vervolgens programmeren we geautomatiseerde event-inschrijvingen: met daarbij op aanvraag: wel of niet betalen, gepersonaliseerde toegangstickets, welke info wordt meegezonden. Maar ook: wil de klant gepersonaliseerde certificaten of een evaluatie in laten vullen. In de bevestigingsmails worden de webinar-codes meegezonden.

4 | Programmeren privacyverklaring

Wat we nagenoeg altijd inrichten is het embedden van een privacy-akkoord. Als een deelnemer zicht inschrijft, ontvangt deze eerst een mail met link. Hierdoor gaat men akkoord met de opgestelde privacyregels en krijgt men daarna direct & automatisch de deelname-link + wachtwoord. Deze stap is uiteraard niet verplicht en kunnen we weglaten.

5 | Reminders

We spreken altijd vooraf af wat er wanneer in welke periode voorafgaand aan het event gedaan moet worden: wanneer en hoe de deelnemers reminderen, naast mail ook bepalen of SMS- of WhatsApp-reminder wenselijk is. Ook wordt bekeken of een community-app wenselijk is.

6 | Dag van Event

De dag (dagen) van het daadwerkelijke digitale event: We verlenen ondersteuning met ons dashbord. We kunnen zien hoeveel, wie er deelnemen en of alles goed gaat. We zijn bereikbaar voor vragen en helpen klant en deelnemers.

7 | Evaluatie

Binnen 1 tot 2 weken: Evaluatie met de commissie: wat ging goed en wat kan beter. We lopen de opmerkingen, genoteerde punten door en passen het draaiboek ter verbetering aan.

Fysieke events
Voor bepaalde bijeenkomsten is persoonlijk contact onmisbaar. Event Zonder Zorgen regelt uw fysieke event van begin tot eind. Van geautomatiseerde inschrijvingen tot het verlenen van hand- en spandiensten tijdens het event: bij ons kunt u de complete organisatie met een gerust hart neerleggen.

De 5 stappen bij een Fysiek Event

1 | Inventarisatie

Alles begint met een inventarisatie met de klant: Wat zijn de event-wensen. Dit gaat over de vorm, locatie, uitstraling, grootte en meer van dit soort inhoudelijke vragen. Dit resulteert in een draaiboek. De basis hierbij kan zijn een door ons reeds vaker gehanteerd draaiboek voor events.

2 | Programmeren

Als alles helder is programmeren we geautomatiseerde event-inschrijvingen: met daarbij op aanvraag: wel of niet betalen, gepersonaliseerd toegangsticket, welke info wordt meegezonden. Maar ook: wil de klant gepersonaliseerde certificaten of een evaluatie in laten vullen.

3 | Reminders

We spreken altijd vooraf af wat er wanneer in welke periode voorafgaand aan het event gedaan moet worden: wanneer en hoe de deelnemers reminderen, naast mail ook bepalen of SMS- of WhatsApp-reminder wenselijk is. Ook wordt bekeken of een community-app wenselijk is.

4 | Dag van Event

De dag (dagen) van het daadwerkelijke event: We verlenen ondersteuning op locatie, bemensen de info-balie, begeleiden sprekers en gedurende het event staan we de congres- of eventcommissie bij.

5 | Evaluatie

Binnen 1 tot 2 weken: Evaluatie met de commissie: wat ging goed en wat kan beter. We lopen de opmerkingen, genoteerde punten door en passen het draaiboek ter verbetering aan.

Onze pluspunten
Waarom werken met Event Zonder Zorgen?

Geautomatiseerde administratieprocessen

De organisatie van uw event verloopt probleemloos, dankzij de nieuwste IT-systemen.

Ons ervaren team neemt u alle regelzaken uit handen

Geen zorgen: wij zorgen dat uw event tot in de puntjes is georganiseerd.

We denken mee over inhoud en strategie

We zijn meer dan een regelneef: samen brengen we uw event op een hoger plan.

Altijd klaar op knelpunten op te lossen

We zijn 100% betrokken bij uw bijeenkomst. U kunt ons altijd bellen voor de kleinste dingen: wij lossen alles op.

Voor wie organiseren we superstrakke events?

EZZ (Buvoo) is een organisatie die precies weet hoe je een event kunt organiseren. Zij nemen al het werk en je zorgen uit handen, zodat jij je als professional alleen met de inhoud bezig hoeft te houden. Fijn team !

Eric ten Broeke

Eigenaar, NEI

Van Event Zonder Zorgen kun je op aan: zij zijn veelzijdig, flexibel en professioneel.

Al jarenlang een kei in het ondersteunen van onze vereniging!”

Annemieke Driessen

Voorzitter, Vereniging EMDR Nederland

Koffie?

Elke samenwerking begint bij een goed gesprek. We nemen graag de tijd om uw wensen te bespreken, de mogelijkheden te verkennen en zo de basis te leggen voor een event dat staat als een huis. U bent van harte welkom op ons kantoor.